ワークフローフィールド for SharePointは、SharePointのカスタムフィールドのパッケージです。
SharePoint標準の設定画面で操作でき、専用ツールや開発なしで、承認者や差し戻し先へのメール送信、アイテムの権限設定など、柔軟なワークフローを構築できます。
用語解説
お打ち合わせなどでよく使われる略語を解説します。
・カスタムフィールド
SharePointの標準APIを使用して開発した追加の列です。ファームにインストールすることで、標準機能の列と同様にリスト／ライブラリに使用することができます。
こんなとき、特にお勧めです！
- サイト管理者レベルで管理できるため、組織にサイト運営を委任したい場合。
- 組織変更や業務の変更などが多く発生する場合。
- 大量のルーチンを、低コストで電子化したい／SharePointに移行したい場合。
すぐに使えるリストテンプレートが付属
ワークフローフィールド for SharePointをインストールすると、ファーム全体で利用できるカスタムフィールドとして追加されます。
サイト管理者が必要なときに、任意のリストで、SharePointのリストの設定画面から必要なワークフローを作成できます。
また、あらかじめワークフローフィールドが設定されているリストテンプレートが追加されるため、すぐにワークフローを運用することもできます。
- 出張申請ワークフロー
- 認証付き掲示板（上長承認公開、公開範囲指定）
必要な数だけフローを組める
リスト・ライブラリに、ワークフローフィールドの列をを追加してワークフローを構築します。必要なステップの数だけ、ワークフローフィールドを追加します。
ボタンでフローを分岐できる
1つのボタンにボタンを複数設定できます。「承認」・「却下終了」・「差し戻し」など、フローを分岐し、次のフローに処理を継続させることができます。次のフローのアクセス権限を設定・制御できるため、承認開始後の変更を防止するなどアイテムを適切に制御できます。
埋め文字で列の値を複写できる
処理の記述に埋め文字を使うと、電子メールやポップアップメッセージの本文や、処理対象の列に、任意の列の値を参照して複写することができます。
姉妹製品との連携でさらに便利に
階層表示ユーザーフィールド、特定ユーザー選択フィールド、ログインユーザー情報フィールドなど、姉妹製品とともに使用することで入力画面をより柔軟・便利に利用できます。連携できる姉妹製品は増加中です（別途お問い合わせください）。
設定できるアクション
各ワークフローフィールドに、開始時・ボタンクリック時・終了時のアクションを設定できます。
| アクション | 内容 |
|---|---|
| メール送信 | 件名（Subject）、本文（Body）、差出人（From）、宛先（To）、CC、BCCを設定可能。 |
| 履歴追加 | 履歴フィールドに操作日時、操作者、操作内容、メッセージを追加。 |
| 処理遷移 | 次のワークフローフィールドに処理を遷移します。 |
| 処理終了 | ワークフローを終了します。 |
| 処理リセット | ワークフロー処理をリセットします。 |
| 権限追加 | アイテムに権限を設定します。 |
| 権限編集 | 親の権限を継承している場合に、継承を解除します。 |
| 権限クリア | アイテムに設定されている権限を削除します。親の権限を継承している場合は、継承が解除されます。 |
| 権限リセット | アイテムの権限を、親の権限を継承するように設定します。 |
| 値設定 | アイテムの列に値を設定します。 |
| ユーザー設定 | 指定したユーザーフィールドに任意のユーザー情報を設定します。 |
| アクセス制御 | 特定のフィールドのアクセス制御を設定します。フィールド単位で読み取り専用や、非表示にすることができます。 |
| 監査ログ出力 | SharePoint監査ログを出力する処理の設定をします。 |
| 通常ワークフロー開始 | リスト・ライブラリに設定されたSharePoint標準ワークフローを開始します |
| 通常ワークフロー取消 | リスト・ライブラリに設定されたSharePoint標準ワークフローの処理を取り消します。 |
| ドキュメントコピー | ライブラリのドキュメントを指定したフォルダにコピーします。 |
| ドキュメント移動 | ライブラリのドキュメントを指定したフォルダに移動します。 |
| ドキュメント削除 | ライブラリのドキュメントを削除します。 |
| アイテム移動 | リストのアイテムを指定したフォルダに移動します。 |
| アイテム削除 | リストのアイテムを削除します。 |
| ライブラリ呼び出し | 事前に登録しておいたアクションの組み合わせを呼び出します。 |
ワークフローの操作履歴
いつ、誰が、何を操作したのか、履歴を表示します。
便利なアクション実行機能
ワークフロー以外でもアクションを実行することができ、どんな業務にもマッチさせることができます。
- イベントレシーバフィールド：
アイテムのイベント（追加／更新／チェックイン／削除）に対してアクションを定義することができます。ヒューマンワークフローに依存しない制御が実現できます。 - アクションボタンフィールド：
ワークフローのステータスに依存しないボタンを配置でき、いつでも任意のアクションを実行することができます。 - リストエージェント（仮称）：
現在開発中。リスト／ライブラリ単位にアクションを定義し、指定した条件のアイテム（全アイテム／指定ビュー など）でアクションを実行させることができます。
動作環境
- Microsoft SharePoint Server 2019
- Microsoft SharePoint Server 2016
- Microsoft SharePoint Server 2013 / SharePoint Foundation 2013
お客様導入事例
中外製薬株式会社様で「ワークフローフィールド」を導入された事例をご紹介します。（PDF 815KB）